Kurumsal web sitesinde iletişim formu nasıl tasarlanmalı?
İletişim formunu yalnızca bir mesaj kutusu olarak düşünmeyin. Ziyaretçinin kolayca başvurabildiği, ekibin de takip edebildiği bir talep akışının temelini kurun.
Kurumsal bir web sitesinde iletişim formunun görevi ziyaretçinin talebini işletmeye ulaştırmaktır. Çok sayıda alan istemek, belirsiz hata mesajları göstermek veya gönderim sonrasında ne olacağını açıklamamak bu basit işlemi zorlaştırabilir. İyi bir form, ziyaretçiye kolaylık sağlarken ekibin değerlendirme yapması için gerekli bilgiyi toplar.
Önce formun amacını belirleyin
Genel iletişim, teklif talebi ve teknik destek aynı bilgileri gerektirmeyebilir. Her amacı tek ve uzun bir formda birleştirmek yerine hangi talebin alınacağını açıkça belirtin. Bir teklif görüşmesinde hizmet türü ve kısa ihtiyaç açıklaması yeterli başlangıç olabilir; ayrıntılı proje dokümanları sonraki görüşmede istenebilir.
Her alan için “Bu bilgiyi ilk aşamada gerçekten kullanıyor muyuz?” sorusunu sorun. Cevabı belirsiz olan alanı zorunlu yapmak ziyaretçiye ek yük getirir. Telefon ve e-posta gibi iletişim seçeneklerinden hangisinin gerekli olduğu da işletmenin geri dönüş yöntemine göre belirlenmelidir.
Alan adlarını ve hata mesajlarını anlaşılır yazın
Alan etiketleri, ziyaretçi yazmaya başladıktan sonra da görünür kalmalıdır. Yalnızca kutu içindeki örnek metne dayanmak, hangi bilginin istendiğinin unutulmasına neden olabilir. Zorunlu alanları açıkça belirtin ve beklenen biçimi gerekiyorsa kısa bir örnekle açıklayın.
- “Hatalı giriş” yerine hangi alanın düzeltilmesi gerektiğini söyleyin.
- Hata olduğunda diğer alanlardaki metni koruyun.
- Gönderim sürerken işlemin devam ettiğini gösterin.
- Bağlantı sorunu yaşanırsa tekrar deneme yolunu açıklayın.
Formu telefon ekranında tamamlayın
Mobil kullanımda alanların sıralaması ve dokunma alanları önemlidir. Kısa bir formu gereksiz yere yan yana sütunlara bölmek yerine okunabilir bir akış oluşturun. İlgili alanlarda uygun klavye türünün açılması, seçicilerin kolay kullanılabilmesi ve ekranın yatay kaymaması kontrol edilmelidir.
Klavye ile gezinmeyi ve alan etiketlerinin yardımcı teknolojilerle okunmasını da test edin. Ziyaretçi yalnızca fare veya dokunmatik ekran kullanan tek bir kullanıcı tipinden oluşmaz. Erişilebilir bir yapı, formun daha farklı koşullarda kullanılabilmesini sağlar.
Gönderim sonrasını açıkça anlatın
Başarı mesajında talebin alındığını ve sonraki adımın ne olduğunu belirtin. İşletmenin gerçekten uygulamadığı kesin geri dönüş süreleri yazmayın. Başvuru acil destek veya farklı bir süreç gerektiriyorsa ilgili kanalı açıklayın. Ziyaretçinin aynı talebi defalarca göndermemesi için işlem durumunun anlaşılır olması gerekir.
Talep yalnızca bir posta kutusuna bırakılıyorsa takibin nasıl yapılacağını belirleyin. Bir panel kullanılıyorsa yeni, işlemde ve sonuçlandı gibi durumların ekip içinde ne anlama geldiğini açıklayın. Birden fazla çalışanın aynı talebe farklı yanıtlar vermesini önleyecek bir sorumlu atamak da faydalıdır.
Veri toplama ve teslim sürecini birlikte kontrol edin
Form üzerinden hangi bilgilerin toplandığını ve hangi amaçla kullanıldığını işletmenin ilgili süreçleriyle uyumlu biçimde açıklayın. Gereksiz kişisel veri istemeyin. Bilgilendirme bağlantıları ve varsa tercih alanları siteye özel değerlendirilmelidir; başka bir sitenin metnini aynen kopyalamak doğru bir hazırlık yöntemi değildir.
Test kaydının belirlenen kanala gerçekten ulaştığını doğrulayın. Başarı mesajı, kayıt ve bildirim akışını birlikte test etmek; yalnızca arayüzün çalışmasına bakmaktan daha kapsamlı bir kontrol sağlar. Web sitesi tasarımını talep takibiyle birlikte planlamak için Orbitex ile görüşebilirsiniz. Yayın hazırlığındaki diğer adımlar için yayın öncesi kontrol listesini de inceleyebilirsiniz.
Hazırlayan: Orbitex Bilişim Ekibi